Les outils collaboratifs: la clé de la réussite

outils collaboratifs

Les outils collaboratifs, nommés aussi Groupware, permettent entre autres à tous les opérationnels d'une entreprise de collaborer sur un même projet, et ce quelque soit leur lieu de travail. Ces fameux outils collaboratifs simplifient au maximum les échanges de données et d’informations et sont mis à jour en temps réel et consultables partout dans le monde.

Outil de partage d'agenda
Pour faciliter l’organisation des réunions, le partage d’agenda est devenu indispensable. L'outil est basé sur un calendrier géré en commun avec identifiant et mot de passe personnels pour les participants.
C’est très efficace car avec ce système, il n'est plus nécessaire de consulter un tiers ou d’envoyer des tonnes de mails pour connaître les disponibilités des uns ou des autres.

La messagerie instantanée :
C'est en fait un système de « chat » beaucoup plus rapide que l’e-mail pour obtenir une information urgente détenue par un collaborateur. De surcroît, la messagerie instantanée archivent aussi les conversations.

Outil de partage de fichiers :
Pour éviter l'engorgement des boîtes mail, le Cloud permet de libérer de l’espace et d'optimiser les échanges de fichiers ( même les plus volumineux).
De nombreuses plateformes américaines comme Google Drive, ou Microsoft avec SkyDrive et hexagonales (comme OVH ou Numergy) offrent des solutions adaptées aux partages de fichiers et à la mobilité.

La synchronisation des documents
Quand un grand nombre d'utilisateurs fait des interventions sur un même fichier, les possibilités d'erreurs ou la possibilité de supprimer malencontreusement une version antérieure sont exponentielles. La plupart des Cloud Computing permettent de synchroniser les documents stockés sur leurs serveurs.

Cette synchronisation peut se faire de façon unidirectionnelle ou bidirectionnelle. En mode unidirectionnel, le travail collaboratif n'est pas possible.
A contrario, le mode de synchronisation bidirectionnelle permet à chaque collaborateur de modifier un document, qui peut ensuite se dispatcher sur chaque poste de travail.

La vidéoconférence
Pour optimiser l'organisation de réunions, la vidéo-conférence est évidemment l'outil idéal. Lorsque différents collaborateurs, éloignés géographiquement, ont besoin de communiquer sans perte de temps, cette solution réduit avantageusement les délais d’organisation et les coûts de déplacements.